Gentile Utente di Cogeme S.p.a.,
alla luce di quanto previsto nel Regolamento UE 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali (il “Regolamento“) con la presente intendiamo informarLa che Cogeme S.p.a. (“Cogeme” o la “Società“) con sede in Rovato (Bs) Via XXV Aprile 18, Cod. Fisc. 00298360173 – P.IVA 00552110983, R.E.A.182396, iscritta al Reg. Imp. di Brescia, è Titolare del Trattamento operato nel contesto della fornitura dei servizi cimiteriali gestiti dalla Società relativi ai cimiteri di cui è concessionaria.
Il Responsabile della Protezione dei dati o Data Protection Officer (il “DPO“) può essere contattato via e-mail all’indirizzo dpo@cogeme.net per tutte le questioni relative al trattamento dei dati personali e all’esercizio dei diritti derivanti dal Regolamento.
Il trattamento sarà improntato al rispetto dei principi di correttezza, liceità e trasparenza. I dati saranno pertinenti, completi e non eccedenti rispetto alle finalità per le quali verranno trattati e verranno raccolti e registrati per le sole finalità indicate nel presente documento.
1. Quali dati vengono trattati?
I dati personali che saranno trattati sono quelli che La identificano quanto Utente del servizio svolto nei Suoi confronti, quali a titolo esemplificativo:
- cognome, nome e luogo di nascita, codice fiscale e/o partita IVA, numero di telefono, indirizzo e-mail, indirizzo e numero civico di recapito delle fatture, nonché del nominativo, data di nascita e di morte del defunto;
- dati relativi al contratto in essere (es. codice cliente);
- modalità di pagamento e/o coordinate bancarie.
I dati personali possono includere:
- dati pubblici o dati conoscibili da chiunque, fermi restando i limiti e le modalità stabiliti dalla normativa comunitaria, da leggi, o regolamenti.
Potremmo trattare anche informazioni rientranti in “categorie particolari di dati personali” (ex art. 9 del Regolamento, in particolare dati relativi allo stato di salute del defunto) ai fini dell’ottemperanza alle previsioni normative in materia.
2. Per quali finalità vengono trattati i Suoi dati?
I Suoi dati personali sono trattati per le seguenti finalità:
- adempiere agli obblighi previsti dalla Legge, da un Regolamento, dalla Normativa Comunitaria, o da un ordine dell’Autorità incluse le autorità indipendenti di settore;
- stipulare il contratto e consentire l’esecuzione delle obbligazioni del contratto di servizi di cui Lei è parte, comprese le attività connesse allo svolgimento delle attività di natura organizzativa, amministrativa, finanziaria e contabile, a prescindere dalla natura dei dati trattati;
- svolgere le operazioni necessarie alla gestione dei reclami e/o delle richieste di informazioni relative ai servizi nonché per informare l’utente di possibili guasti, disservizi, interruzioni programmate e ad altri eventi collegati al contratto di servizi. Ciò potrà avvenire con qualsiasi mezzo di comunicazione, fermo restando che la Società utilizzerà sempre quello che riterrà più adatto al raggiungimento dello scopo, fatta salva la possibilità per l’Utente di scegliere il mezzo di comunicazione preferito. I Suoi dati personali potranno inoltre essere trattati nell’eventualità che occorra gestire un contenzioso con la Società, inclusa la possibilità di recuperare i crediti in caso di morosità.
3. Su quale base vengono trattati i Suoi dati?
Il trattamento dei Suoi dati personali, da Lei conferiti per le finalità di cui al paragrafo 2, lett. b), costituisce condizione indispensabile ai fini della stipulazione di un contratto con la Società, nonché della gestione degli adempimenti che ne conseguono, quali quelli di natura fiscale, contabile ed amministrativa, la fatturazione dei consumi e l’eventuale attività di recupero del credito. Il Suo eventuale rifiuto di fornire tali dati determinerà l’impossibilità di provvedere all’erogazione del servizio nei Suoi confronti.
Il trattamento dei Suoi dati personali raccolti per le finalità di cui al paragrafo 2, lett. c), si basa su un legittimo interesse della Società, intenzionata ad offrire servizi ed assistenza di alto livello qualitativo, oppure sul legittimo interesse di difendere un diritto in giudizio.
4. Come vengono trattati i Suoi dati?
I Suoi dati personali saranno trattati sia con l’utilizzo di supporti cartacei che con l’ausilio di strumenti elettronici, informatici e telematici, assicurando l’impiego di misure idonee per la sicurezza e la riservatezza dei dati medesimi. Per le comunicazioni potremo utilizzare vari canali: posta elettronica, telefono, telefax, messaggi Mms (Multimedia Messaging Service) o Sms (Short Message Service) o di altro tipo.
5. A chi comunichiamo i Suoi dati?
I soggetti o le categorie di soggetti che potranno venire a conoscenza dei dati o a cui potranno essere comunicati i dati sono i seguenti:
- Società del Gruppo Cogeme;
- Competenti Autorità (es. Amministrazioni Comunali), Fornitori di Servizi IT, Aziende di Consulenza, Istituti Bancari e Assicurativi, Società di Recupero Crediti, Studi Legali, Studi Commercialisti e di Consulenza del Lavoro.
La Società non trasferisce i Suoi dati all’estero e non li diffonde.
6. Per quanto tempo conserviamo i Suoi dati?
I Suoi dati verranno conservati, in conformità a quanto previsto dalla vigente normativa in materia, per un periodo di tempo non superiore a quello necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati. I criteri per determinare il periodo di conservazione dei dati tengono conto del periodo di trattamento consentito e delle normative dello Stato Italiano in materia di fiscalità, prescrizione dei diritti ed interessi legittimi che costituiscono la base giuridica del trattamento.
In particolare, in relazione alla gestione del rapporto contrattuale in essere, i dati saranno conservati per i tempi definiti dalla normativa di riferimento e dunque per dieci anni dalla cessazione del rapporto contrattuale.
7. Quali sono i Suoi diritti?
Il Regolamento Le conferisce l’esercizio di specifici diritti, tra cui quelli di chiedere al titolare del trattamento:
- la conferma che sia o meno in corso un trattamento dei Suoi dati personali e, in tal caso, di ottenerne l’accesso (diritto di accesso);
- la rettifica dei dati personali inesatti, o l’integrazione dei dati personali incompleti (diritto di rettifica);
- la cancellazione dei dati stessi, in presenza di uno dei motivi previsti dall’art. 17 Regolamento (diritto di cancellazione): se i dati non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o trattati, sono stati trattati illecitamente, devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale, oppure se ha revocato il consenso o si oppone al trattamento e non sussiste nessun motivo legittimo prevalente;
- di ottenere la limitazione del trattamento dei Suoi dati, in presenza di uno dei motivi previsti dall’art. 18 Regolamento (diritto di limitazione): se contesta l’esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al titolare del trattamento per verificare detta esattezza, se il trattamento è illecito e Lei si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l’utilizzo, benché il titolare del trattamento non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i dati personali Le siano necessari per l’accertamento o l’esercizio di un diritto in sede giudiziaria;
- di ricevere i dati personali da Lei forniti in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e di trasmetterli ad un altro titolare del trattamento (diritto alla portabilità), ove applicabile.
Inoltre, Lei ha il diritto di revocare il consenso al trattamento dei Suoi dati, in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca, e di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali che La riguardano (diritto di opposizione).
Per esercitare i Suoi diritti, Lei potrà inviare una richiesta, tramite posta cartacea all’indirizzo Via XXV aprile 18, 25038 Rovato (BS), oppure tramite e-mail all’indirizzo cogeme@cogeme.net o via fax al n. 030/7722700. Ai sensi del Regolamento, Cogeme non è autorizzata ad addebitare costi per adempiere ad una delle richieste riportate in questo paragrafo, a meno che non siano manifestamente infondate o eccessive, ed in particolare abbiano carattere ripetitivo. Nei casi in cui Lei richieda più di una copia dei Suoi dati personali o nei casi di richieste eccessive o infondate, Cogeme potrebbe (i) addebitare un contributo spese ragionevole, tenendo conto dei costi amministrativi sostenuti per evadere la richiesta o (ii) rifiutarsi di soddisfare la richiesta.
In queste eventualità Cogeme La informerà dei costi prima di evadere la richiesta. Cogeme potrebbe richiedere ulteriori informazioni prima di evadere le richieste, qualora avesse bisogno di verificare l’identità della persona fisica che le ha presentate.
Fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, Lei avrà inoltre il diritto di proporre reclamo ad un’Autorità di controllo (per l’Italia: il Garante per la protezione dei dati personali), qualora ritenga che il trattamento che lo riguarda sia effettuato in violazione del Regolamento. Ulteriori informazioni sono disponibili sul sito internet http://www.garanteprivacy.it.
In ogni caso, Cogeme è interessata ad essere informata di eventuali motivi di reclamo e invita a usare i canali di contatto sopra indicati prima di adire l’autorità di controllo, così da poter prevenire e risolvere eventuali controversie in modo amichevole e tempestivo.